Menu

Opinie: hoe u écht moet omgaan met uw e-mails

Het doel van een e-mail was aanvankelijk het kosteloos en snel verzenden van informatie. Vandaag de dag zien we e-mail niet meer als een middel, wel als een doel op zich. Er komt geen einde aan de stroom en het is zeer tijdrovend. Voor u het goed en wel beseft, bent u de ganse dag bezig met het lezen van e-mails in plaats van met uw effectieve job. Sterker nog: hoeveel onder ons gaan actief op zoek naar nieuwe e-mails door regelmatig de inbox te refreshen?

02-01-2019 - door Sonja Reckers

U loopt thuis toch ook geen vijfmaal per dag naar de brievenbus, op zoek naar post?

Elke keer wanneer u uw e-mail checkt, komt een kleine dosis dopanime vrij, een stimulerende neurotransmitter. Wanneer het dopaminegehalte daalt, wil u actief op zoek gaan naar een nieuw dopamineshot en gaat u uw e-mail refreshen om te checken of u een nieuwe e-mail hebt ontvangen. En ja! Daar is er weer één! Bingo voor uw dopamineshot. Over efficiënt breinmanagement gesproken.

Het baden in de e-mails kan men vergelijken met een file waarin u met uw wagen terecht komt. Zo ook bent u in een overvolle inbox terechtgekomen. En dat wegens gebrek aan methodiek in het omgaan met e-mailverkeer. Het is dan ook belangrijk een efficiënte methode te hanteren om rust en grip op uw e-mailverkeer te krijgen. De methode van de lege inbox zorgt voor rust in uw postvak-in en in uw hoofd. Het bezorgt u een methodiek waarmee u aan de slag kan om in een volgende fase uw werk te plannen. Alvorens we stilstaan bij deze methodiek, is het essentieel bewust te zijn van een aantal principes rond het gebruik van e-mail.

Te beginnen met stil te staan waarvoor u e-mail gebruikt. Gebruik e-mail waarvoor het dient.

E-mail is een asynchroon communicatiemiddel. Dit wil zeggen dat de ontvanger zelf bepaalt wanneer hij of zij de e-mail leest en behandelt. Het is versterkend wanneer u in een organisatie een beleid onderschrijft en hanteert met een aantal leidende principes in het omgaan met e-mail. Zo mag u geen antwoord op een e-mail verwachten binnen de 24 uren. Indien u het antwoord dringender nodig hebt, neemt u de telefoon als communicatiemiddel.

Gebruik elk communicatiemiddel waarvoor het dient. Gebruik de telefoon enkel indien u dringend antwoord moet krijgen. Indien een vraag complex is spreekt u de persoon persoonlijk aan. Bij voorkeur face-to-face. U kan in dat geval wel e-mail gebruiken om een uitnodiging te sturen voor een bespreking. De bespreking zelf voert u niet per e-mail.

Gebruik een e-mail ook nooit om discussies te voeren, meningsverschillen te uiten of emotioneel geladen boodschappen te versturen.

Het houdt mekaar onnodig bezig met vooral negatief of energieverliezend denken. Niet bevorderlijk voor uw denkend brein dat al zoveel energie gebruikt voor zijn essentiële functies. Gebruik een out-off-officemelding indien u langer dan 24 uur afwezig bent. Zo weet de persoon die u een e-mail stuurde wanneer hij ten vroegste een antwoord kan verwachten.

Gebruik e-mail binnen de werkuren.

Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld. Medewerkers doen niet alleen wat u zegt, ze doen vooral ook wat u doet. We hebben niet altijd door wat de impact is voor medewerkers van de dingen die we doen in of buiten het werk.

U kunt u voorstellen dat wanneer u als leidinggevende ’s avonds of in het weekend mailt, u daarmee in feite verwacht van medewerkers dat zij werken.

U heeft ook de mogelijkheid als leidinggevende om e-mails al klaar te maken en ze pas de volgende ochtend of op maandagochtend uit te sturen. Op deze wijze bewaart en bewaakt u de mentale rust bij medewerkers. Naast deze basisprincipes rond e-mailgebruik, is het belangrijk ook een persoonlijke e-mailhygiëne te hanteren in het omgaan met het ontvangen, verwerken, behandelen van uw e-mails.

Een leidend principe in uw persoonlijke e-mailhygiëne is de brievenbusmethodiek.

Ga met uw postvak-in om zoals met uw brievenbus. U haalt waarschijnlijk ook uw brievenbus leeg wanneer u thuis komt ’s avonds. U doorbladert reclamefolders om de interessante op de salontafel te leggen voor later – en de oninteressante legt u meteen bij het oud papier.

Legt u ze meteen allemaal ongelezen bij het oud papier? Hang dan een stickertje ‘geen reclame a.u.b.’. Dan heeft u daar alvast geen last meer van. Post voor uw partner op een stapeltje speciaal voor hem of haar leggen? Ook nog altijd goed bezig. Post voor uzelf ordenen in stapeltjes: prima.

Maar: wie neemt daarna alle post terug bij elkaar en steekt alles terug in zijn brievenbus om de dag erna opnieuw te beginnen? Niemand.

Waarom laten velen onder ons dan alle e-mails in het postvak-in zitten?

Omgaan met e-mails

Uw postvak-in is een brievenbus voor elektronische post. Het is dus in de eerste plaats een brievenbus. Een verzamelplaats waar mensen post afleveren zodat u ze op één plaats kan verwerken. Een postvak-in is dus geen archief, geen to-do lijst, geen kalender, geen boodschappenlijstje of wat dan ook. Een postvak-in heeft slechts één functie: het bij elkaar houden van ongeopende en tegelijk ongelezen e-mails.

Pas daarom de brievenbustechniek toe in het omgaan met uw e-mailpost.

Start met het verminderen van het aantal binnenkomende e-mails. Het verminderen van het aantal inkomende e-mails is uiteraard de eerste stap richting een lege inbox. Om hiermee te starten begint u bij uzelf.

Stuur zelf minder e-mails.

Hoe minder e-mails u zelf verzendt, hoe minder u er krijgt. Denk op voorhand na of het nodig is een e-mail te versturen. Indien niet, doe het niet. In de e-mails die u verstuurt, bedankt u de ontvanger al op voorhand voor het antwoord.

Want voor u het weet zit u weer enkele e-mails verder met enkel ‘bedankt’ en ‘graag gedaan’.

Onnodige belasting van uw inbox. Hoe gaat u om met nieuwsbrieven en reclame die u niet leest? Schrijf u uit. Neem éénmaal de tijd om onderaan de mail op ‘uitschrijven’ te klikken. Ontvangt u wekelijks meerdere nieuwsbrieven die u niet leest of waarvan de inhoud u al enkele edities niets nieuws heeft bijgeleerd, schrijf u uit.

Net zoals u een sticker ‘geen reclame a.u.b.’ op uw brievenbus hangt.

Vervolgens geeft u aandacht aan het verwerken van de e-mails van uw postvak-in. Hanteer hierbij volgende spelregels:

  1. Bekijk uw inkomende e-mails slechts tweemaal per dag. Eenmaal in een voormiddagblok en eenmaal in een namiddagblok is aangewezen.
  2. Verwerk een e-mail meteen. Lees en beslis binnen de twee minuten. Gebruik hiervoor steeds het Eisenhowerschema in functie van de belangrijkheid en urgentie. De te nemen beslissing is doen (nu meteen), delay, delegate of delete.
  3. Uw voert de actie voor een e-mail waarvan de beslissing ‘doen’ is dezelfde dag nog uit. Duurt de actie maar twee minuten, bijvoorbeeld bij een eenvoudig ja- of nee antwoord, doe dat dan onmiddellijk.
  4. Kies voor ‘delay of plannen’ in uw agenda indien de e-mail wel voor u bestemd is en een actie van uw kant vereist, maar die niet onmiddellijk uitgevoerd moet worden. Duurt het langer dan twee minuten, plan dan de actie in in uw agenda.
  5. Kies voor ‘delegate’ indien de e-mail niet voor u bestemd is en wel een actie vereist is. Stuur de e-mail dan door naar de juiste persoon met een duiding.
  6. Tot slot kiest u voor ‘delete’ indien de e-mail niet voor u bestemd is en er ook geen actie vereist is.

Belangrijk: zet een gelezen e-mail nooit terug als ongelezen. U verliest veel tijd door de e-mail eerst te lezen, daarna als ongelezen te markeren en vervolgens de e-mail opnieuw te moeten lezen én pas daarna te verwerken. We gaven het al aan, u steekt uw geopende post ook niet opnieuw in uw brievenbus.

Blijf deze aanpak consequent toepassen op nieuwe e-mails. Niets zo efficiënt als het aantal e-mails in één keer in een e-mailtijdsblok te verwerken. Maar het gaat natuurlijk wel om ‘verwerken’, niet ‘behandelen’. Het behandelen van de e-mail is het uitvoeren van uw e-mail – die u als geplande taak ingaf in uw planning.

Het behandelen van uw acties heeft niets met uw postvak-in verwerking te maken, wel alles met planning van uw werk.

Om uw informatiestromen goed te stroomlijnen, start u best vandaag nog met het overzicht krijgen. Het geeft u immers een instant én helder overzicht. En rust in uw hoofd.

Ook interessant

Communicatie & informatie

Webcare

Lie Lauwers

Bestel uw printeditie

Personeel

You are management

Roel Verhaert
Goele Haest

Bestel uw printeditie

Personeel

Toolkit Doeltreffend leidinggeven

Vonk

Bestel uw printeditie

Communicatie & informatie

Allemaal digitaal?

Ilse Mariën
Sara Van Damme

Bestel uw printeditie

Beleid, Communicatie

24 Sep

Opleiding: Communicatie belicht vanuit het bestuursdecreet

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 169

Schrijf u in