Menu

LEAN-management in het onderwijs

Meer dan één miljard artikels en boeken zijn verschenen over leidinggeven en management. Soms zijn ze tegenstrijdig of moeilijk vertaalbaar naar uw eigen werkvloer. Toch razen we door. Managementtrends volgen elkaar in razend tempo op. Vandaag wordt verteld dat u uw school LEAN moet maken. Maar is dit wel zo en wat betekent dit concreet? Want ook over LEAN-management zijn er al stapels boeken geschreven, maar de vertaling naar de praktijk blijft moeilijk. In het onderwijs heerst er nog heel wat spraakverwarring over LEAN. In zijn boek LEAN in het Onderwijs legt Hans Crampe stap voor stap en haarfijn uit wat LEAN nu precies inhoudt, in heldere taal en verrijkt met veel voorbeelden uit het onderwijs.

25-04-2019 - door Hans Crampe

Bij veel mensen komen de haren op hun rug recht als ze voor de eerste keer over LEAN-management horen. “Wij maken geen auto’s”, is zowat de meest gehoorde reactie bij de start van een opleiding. En dat is uiteraard zo. Maar, met een goede vertaling kunnen de LEAN-inzichten helpen om een stap vooruit te zetten richting meer klantgericht en efficiënt werken. Maar het vraagt een andere manier van kijken. Daar moet u even de tijd voor maken. En net die tijd hebben we niet. Maar dan is het alsof u verder blijft rijden met uw auto omdat u geen tijd hebt om bij te tanken.

Waarom doet u wat u doet?

Een eerste gouden inzicht is om terug te keren naar de bedoeling van wat u doet. Waarom doet u wat u doet? Hoe duidelijker het doel is geformuleerd, hoe meer het motiveert. Centraal in LEAN staat deze continue “toegevoegde waarde – vraag”. U telkens opnieuw de vraag stellen of wat u nu aan het doen bent echt toegevoegde waarde heeft. Onderzoek is alvast duidelijk. Over alle sectoren heen leveren we ongeveer een derde van onze tijd echt toegevoegde waarde. De rest van de tijd zijn we met andere dingen bezig. De enerverende zoektocht naar een projector die niet op de afgesproken plaats is opgeborgen, vier handtekeningen nodig hebben voor een simpele aanvraag, bergruimtes volstouwen met spullen die nooit meer gebruikt worden … Allemaal handelingen in uw schoolorganisatie die energie en tijd opslorpen, maar geen enkele toegevoegde waarde hebben. En in het ritme van de dag draait u maar uren. Soms helpt het dan om even afstand te nemen en de LEAN-bril op te zetten. Om toch even te tanken.

Oplossingen en valkuilen

LEAN reikt een aantal oplossingen aan zodat u zich maximaal kan toeleggen op uw kerntaken en verantwoordelijkheden. LEAN helpt u om deze verspillingen op te sporen en te verwijderen of te beperken. Want soms ziet u het zelf niet meer, het zijn blinde vlekken geworden. In totaal zijn er een 25-tal wetenschappelijk onderbouwde LEAN-technieken beschikbaar om u te helpen. Ze kunnen helpen bij uw persoonlijk timemanagement, bij het op punt stellen van een administratief of een logistiek proces of om uw klantgerichtheid scherp te krijgen. Er zijn ook technieken die u helpen om foutloos te werken of doelstellingen helder te communiceren en te bereiken. Maar elke techniek heeft ook zijn valkuilen. In het boek worden de valkuilen blootgelegd zodat de uiteindelijke oplossingen niet duurder zijn dan het probleem. Een aantal voorbeelden

  • In een school heeft elke klas een andere accentkleur op de muren. Op alle materiaal is een tape aangebracht met dezelfde accentkleur van de klas waartoe ze behoren. Ik kan dus onmiddellijk, ook al werk ik er nog niet lang, weten welk materiaal in welke klas hoort.
  • In een school heeft directeur Adam vorig jaar een opleiding gegeven in het zichtbaar maken van de resultaten van zijn school. Adam is er heel enthousiast over: “Mijn leerkrachten en medewerkers weten nu heel duidelijk wat er van hen verwacht wordt. En ook als ik naar mijn raad van bestuur ga, gebruik ik deze boordtabel. Ik kan er ook de opleidingen die we aanvragen beter mee motiveren.”
  • In een school is een aantal POKA YOKE-technieken ingevoerd. De medewerkers ervaren ze als zeer nuttig. Het zijn erg kleine, eenvoudige hulpmiddeltjes die zijn ingebouwd in een proces om de kans op het maken van fouten uit te sluiten. Dossiers kunnen niet worden afgesloten als niet alle velden zijn ingevuld en er komen ook waarschuwingstekens bij onverenigbaarheden die dagelijks hun nut bewijzen. Eenmaal per maand maakt de dienst even de tijd om na te denken over nieuwe POKA YOKE-technieken. Ze nodigen hierbij steeds iemand uit die vreemd is aan de afdeling. Ook als medewerkers op vakantie gaan maken ze geregeld foto’s van goede ideeën. Die worden dan met een frisse blik geëvalueerd. Zo heeft een medewerker van IT al heel veel ideeën aangebracht die heel eenvoudig in te voeren

De medewerkers zijn de organisatie

Als u start met LEAN, moet u misschien ook op een andere manier naar uw mensen kijken. In tegenstelling tot wat veel managementboeken zeggen, zijn uw medewerkers niet het belangrijkste middel dat uw organisatie heeft om haar doelen te realiseren. Bent u verrast door deze stelling? Met de LEAN-bril op zijn de medewerkers de organisatie. U hebt gereedschappen en technieken nodig, maar het zijn uiteindelijk de mensen die een LEAN-initiatief doen lukken of falen.

Laat de ideeën dus van uw mensen komen. Zet mensen samen om een spaghettidiagram op te maken. Laat uw medewerkers zelf nadenken waarvoor klanten vijf of minder op tien zouden geven. Duid medewerkers aan om een berging of een werkpost te structureren volgens 5S. Laat ze de handen uit de mouwen steken. Ze zullen het doen. Hoe meer u hen betrekt, hoe beter de resultaten zijn. Maar u moet er wel mee starten. De lichten zullen nooit allemaal groen zijn. Eén keer zult u de eerste steen moeten omkeren. En onder die steen ligt er ongetwijfeld verspilling.

  • In een school hebben we twintig medewerkers opgeleid tot LEAN-specialisten. Na een half jaar worden de volgende voordelen van werken met LEAN genoemd: “We kunnen meer klantwaarde leveren”; “Het is leuk om ons werk te verbeteren”; “Nu snap ik waarom we er zo lang over deden om een rooster op te maken”; “De tools van LEAN geven mij nieuwe inzichten”; “De sfeer op de afdeling is verbeterd”.

Is uw interesse geprikkeld? Dompel u dan onder in dit vlot geschreven, erg praktisch en toegankelijk boek Lean in het onderwijs of schrijf u in voor het praktijkseminarie.

Ook interessant

Onderwijs, Zorg & welzijn

Leer-KRACHT: leiding geven vanuit angst naar zelfvertrouwen

Oiheba Bensaâd

Bestel uw printeditie

Onderwijs

Jonge mantelzorgers op school

Samana
Julie Vanderlinden
Kathleen van Walle

Bestel uw printeditie

Onderwijs

Hoe subsidieer ik mijn schoolgebouw?

Bestel uw printeditie

Onderwijs

Armoede op school

Frie Van Camp
John Maes

Bestel uw printeditie

Lager onderwijs, Secundair onderwijs

03 Oct

Opleiding: Gewenst gedrag en sanctiebeleid op school: een 4-lademodel - Gent

Locatie: Europahotel Gent, Gordunakaai 59, 9000 Gent

Prijs: € 99

Schrijf u in