Menu

Case stad Aalst: “Nieuwe organisatie op basis van 6 componenten”

De stad Aalst is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. In functie van de omgevingsvergunning duiden we de 6 basiscomponenten van deze verandering.

22-01-2020 - door Michael Smekens

1. Een nieuw organogram als blauwdruk van een moderne stadsorganisatie

De eerste component is het hertekenen van de organisatiestructuur in 2013 onder leiding van een nieuwe stadssecretaris – nu de Algemeen Directeur. Daarbij werden 8 clusters gecreëerd met aan het hoofd van elke cluster een directeur.

Elke cluster bestaat uit meerdere diensten. En diensten kunnen bestaan uit meerdere teams. In de jaren die volgende op de invoer van het nieuwe organogram werd de nieuwe leidinggevende structuur ingevuld en werd ook gestart met de inkanteling van het OCMW. Intussen werden de ondersteunende diensten van stad en OCMW samengevoegd.

2. Keuze voor digitale werking

De tweede component is de bewuste keuze van het stadsbestuur om in te zetten op digitalisering en digitale werking. Toen de Vlaamse regering in 2014 de digitale bouwaanvraag voorstelde, besliste het collega van burgemeester en schepenen om zo snel mogelijk in dit project te stappen en daartoe een projectcoördinator aan te werven op de dienst Ruimtelijke ordening.

De projectcoördinator startte op 1 oktober 2014 en nam het project in handen. Op 1 mei 2015 werd de stad Aalst de eerste centrumstad in Oost- en West-Vlaanderen waar bouwaanvragen digitaal konden worden ingediend.

3. Verhuis naar één centraal Administratief Centrum

Deze verhuis is belangrijk om drie redenen:

  • Het afscheiden van front en back office. Deze werking heeft ervoor gezorgd dat de behandelaars zich in de back office kunnen concentreren op het behandelen van de termijn gebonden dossiers.
  • Tweede belangrijke element is het fysiek samenbrengen van de verschillende diensten van de cluster OWO. Voordien zaten de diensten van de cluster verspreid over verschillende gebouwen, waardoor er weinig onderlinge communicatie en overleg bestond. De samenwerking van de diensten is sterk geïntensifieerd sinds de omgevingsvergunning: de medewerkers van de stad plukken dan ook ten volle de vruchten van deze fysieke nabijheid.
  • De inrichting van het gebouw en de digitalisering. In het nieuwe Administratief Centrum werd gekozen voor een inrichting met alle moderne voorzieningen om efficiënt en digitaal werken mogelijk te maken.

4. Sterk uitgebouwde ICT-dienst

De vierde component is de sterk uitgebouwde dienst ICT van de stad waarop beroep kon worden gedaan in het kader van digitalisering en digitale werking.

5. Behoud van bestaande diensten

Ook de samenstelling van de diensten is een belangrijke component: in Aalst is bewust gekozen om de diensten Ruimtelijke Ordening en Milieu & Natuur niet samen te voegen tot één dienst Omgeving.

6. Goede verstandhouding schepenen

Een zesde en laatste component is de goede verstandhouding tussen de schepen van Milieu en de schepen van Ruimtelijke ordening tijdens de afgelopen legislatuur 2013-2018. Onder meer dankzij de steun van beide schepenen konden de juiste voorbereidende stappen worden gezet en de nodige investeringen tijdig worden gedaan – om de overgang naar de omgevingsvergunning zo verteerbaar mogelijk te maken voor alle betrokken partijen binnen en buiten de stadsorganisatie.

Conclusie?

De voorgaande elementen hebben ertoe geleid dat de stad Aalst goed voorbereid was om de overgang naar de omgevingsvergunning op een goede manier aan te vatten op vlak van voorzieningen en digitale werking, voornamelijk voor de dienst Ruimtelijke ordening dankzij de digitale bouwaanvraag.

De voornaamste uitdaging lag in het opzetten van een uniforme werking tussen de verschillende diensten met de nodige praktische afspraken en in het zorgen voor een gelijke kennisopbouw en voldoende voorzieningen om digitaal te kunnen werken bij alle betrokken diensten.

Meer informatie? Check onze publicatie De digitale omgevingsvergunning. De Vlaamse en lokale praktijk

Ook interessant

Overheidsopdrachten

05 Oct

Webinar: Valkuilen in de gunningsprocedure

Locatie: Zoom.us

Prijs: € 145

Schrijf u in

Bestuur & organisatie

Intergemeentelijke Samenwerking

Karen Alderweireldt
Christof Delatter

Bestel

Bestuur & organisatie, Communicatie & informatie, Cultuur & vrije tijd, Omgeving

Civic Crowdfunding, een handboek voor Changemakers

Growfunding

Bestel