Menu

Praktische case: digitaal handtekenen bij stad Antwerpen

Zeker in deze Corona-crisis wordt digitaal handtekenen steeds meer een noodzaak om zaken in beweging te houden. We bespreken hoe ze het in de stad Antwerpen aanpakken.

13-05-2020 - door V-ICT-OR

Het eerste uitgangspunt in het beslissingsmodel van de stad Antwerpen is het afschaffen van de handtekening waar mogelijk, zodat werkprocessen sterk kunnen worden vereenvoudigd en zo efficiënt mogelijk kunnen verlopen. De eerste vraag in het beslissingsmodel is bijgevolg: is een handtekening juridisch vereist? Is het antwoord op deze vraag nee, dan stopt de flow en wordt er geen handtekening meer geplaatst.

Wel blijft de stad Antwerpen onder documenten de naam en functie van de bevoegde persoon vermelden, omdat dit voortvloeit uit de verplichtingen van het decreet openbaarheid van bestuur. Is er wel een juridische verplichting tot tekenen, dan wordt een elektronische handtekening gebruikt.

Om het geheel overzichtelijk en praktisch bruikbaar te houden, werden de vormen van elektronisch tekenen beperkt tot:

1. De gewone elektronische handtekening;

2. De gekwalificeerde elektronische handtekening.

De geavanceerde elektronische handtekening kreeg geen plaats in het beslissingsmodel. Analyse wees uit dat het voorzien van een derde vorm van elektronisch tekenen het beslissingsmodel te complex maakte en dat in de praktijk het verschil met een gekwalificeerde elektronische handtekening minimaal was.

Om in het beslissingsmodel het onderscheid te maken tussen een gewone en een gekwalificeerde elektronische vorm van tekenen werden 5 vragen geformuleerd. Van zodra het antwoord op 1 van de 5 vragen ja is, dan is een gekwalificeerde elektronische handtekening aangewezen. Deze 5 vragen zijn:

1. Houdt het document een verbintenis in ten aanzien van derden?
2. Legt het document een verplichting op?
3. Bevat het document een officieel of belangrijk standpunt?
4. Is de beslissing vervat in het document aanvechtbaar / betwistbaar?
5. Is de impact van vervalsing groot?

Deze vragen zijn eerder subjectief en houden een afweging in. Hoewel niet expliciet opgenomen in het beslissingsmodel zijn de achterliggende vragen hierbij telkens:

  • Wat is de functie van het document?
  • Wat is de functie van de handtekening?
  • Zijn er digitale alternatieven die hetzelfde doel bereiken of zelfs meer garanties bieden?

Voor elk document voorziet het beslissingsmodel een van de mogelijke uitkomsten:

  • Het document wordt niet getekend.
  • Het document wordt digitaal getekend, met:
    • Een gewone elektronische handtekening;
    • Een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Hieronder een aantal voorbeelden van toepassing van het beslissingsmodel op specifieke documenten:

Documenten die niet (meer) worden ondertekend:

  • Interne documenten (bv. besluiten managementteam, dienstnota’s, briefwisseling tussen stedelijke diensten...);
  • Aankondigingsbrieven;
  • Facturen;
  • Kennisgevingen;
  • Begeleidende brieven (bv. ter voorbereiding van of ter uitvoering van een collegebesluit of gemeenteraadsbesluit);
  • Documenten waarvan het authentieke exemplaar bij de stad zit (bv. document in registers burgerlijke stand ...);
  • Retributies en aanslagbiljetten;
  • Informatieve brieven.

Documenten met een gewone elektronische handtekening (een gescande handtekening, een autorisatie binnen een systeem, een e-mail):

  • Afrekeningsstaat dienstreis;
  • Bestelbon;
  • Aanvraag loopbaanonderbreking;
  • Oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen;
  • Volmachtformulieren voor algemene vergaderingen van verenigingen waarin de stad participeert.

Documenten met een gekwalificeerde elektronische handtekening (handtekenen met de Eid):

  • Collegiale brief;
  • GAS-boete;
  • Contract;
  • Gunningsbrief;
  • Verslag met een ongunstig of onvoldoende resultaat bij een personeelswaardering.
Meer informatie? Check dan onze publicatie Digitaal handtekenen

Ook interessant

Bestuur & organisatie

Wegwijs overheidsopdrachten

Petra Dombrecht
Steven Van Garsse

Bestel

Bestuur & organisatie

Afvalbeheer

Anthony De Proft

Bestel

Bestuur & organisatie

Met hoge heren kersen eten - beleidsbeïnvloeding in de praktijk

Stefaan Viaene

Bestel

Bestuur & organisatie

Beleidsplanning in lokale besturen

Bestel

Overheidsopdrachten

22 Oct

Opleiding: Hoe maakt u werk van innovatieve overheidsopdrachten?

Locatie: Uitgeverij Politeia, Keizerslaan 34, 1000 Brussel

Prijs: € 145

Schrijf u in