Menu

Lean management: MUDA in administratie op school

MUDA zijn die handelingen in je organisatie die middelen of tijd vragen, maar op zich geen enkele toegevoegde waarde hebben. Verspilling dus. Ook in administratieve processen op scholen is verspilling schering en inslag. Dertig procent MUDA of meer is zeker geen uitzondering.

02-07-2020 - door Hans Crampe

Als je aan lean-management wil doen, ga je kijken of activiteiten echt wel een toegevoegde waarde voor de klant betekenen. Als er geen toegevoegde waarde is, wordt dat verspilling genoemd, vaak aangeduid met de Engelse term waste. Het begrip MUDA wordt ook gebruikt om het geheel van verspillingen in een organisatie in te delen en te benoemen.

Maar wat betekent MUDA of waste in een administratieve omgeving op school? Wanneer vernietigt een administratief proces waarde in plaats van er te creëren? Fouten bij data-invoer, te veel of te vaak printen of kopiëren, geen betrouwbare computersystemen, beperkte beslissingsbevoegdheid in repetitieve taken, circulerende documentenstroom, dubbele archivering van informatie of documenten, lange administratieve doorlooptijden met tal van goedkeuringen,…

Er zou ook een belletje moeten rinkelen wanneer je in administratieve processen of in taakomschrijvingen van medewerkers een van de volgende werkwoorden opmerkt: controleren, overschrijven, corrigeren, rangschikken, etiketteren, samenvoegen, in ontvangst nemen, sorteren, inbrengen, teruggeven, klasseren, verdelen, kopiëren, verifiëren of markeren. Met de Lean-bril op stel je deze werkwoorden uitdrukkelijk in vraag. Is deze handtekening nodig? Wordt die soms niet gezet? Indien ja, wanneer gebeurt dit dan? Kan ik dat niet vermijden in mijn proces?

De administratieve processen in je organisatie zijn heel vatbaar voor verspilling omdat je bij problemen vaak de drang hebt om deze processen complexer te maken. Zo sluipt verspilling geruisloos binnen in je organisatie. Vaak ontstaan complexe processen omdat je denkt vanuit afdelingen en niet vanuit het proces. Er zijn wel stappen die je kunt schrappen zonder dat iemand iets doorheeft, maar niemand ziet het nog. Vaak is de aanleiding een discussiepunt of iets dat recentelijk verkeerd is gelopen.

Voorbeeld: kopieën van bestellingen

In een internaat kunnen de afdelingen tweemaal per week een bestelling plaatsen voor voedingsmiddelen. Die worden dan geleverd in een kleine gekoelde doos. De doos met voedingsmiddelen wordt door de medewerkers van een afdeling in de koelkast geplaatst. Op een dag zit de afdeling zonder yoghurt. Er ontstaat wat discussie in de organisatie. Is de medewerker het vergeten te bestellen? Iedereen beweert bij hoog en laag dat de bestelling wel degelijk gedaan is. Heel snel besluit de medewerker van de afdeling dat de fout bij de keuken moet zitten. De verantwoordelijke van de keuken wordt opgebeld. Er ontstaat een felle discussie aan de telefoon. De afdeling besluit vanaf nu een kopie te maken van elke bestelling vooraleer die doorgegeven wordt aan de keuken. De kopieën worden zorgvuldig bewaard in een ringmap op de afdeling.

Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. Veel organisaties hebben de gewoonte om, als er bijvoorbeeld iets van de afdeling verdwenen is, een mail naar iedereen te sturen. Dan verschijnt er voor de 450 medewerkers die een mailbox hebben een berichtje in de trant van: “Heeft er iemand onze laptop gezien?”. Onlangs was ik in een organisatie waar medewerkers de gewoonte hadden om op elke mail beleefdheidshalve een antwoordje te sturen (dank je wel, goed ontvangen…). Eenvoudige afspraken rond mailverkeer kunnen helpen. Gebruik bijvoorbeeld de code NNTR– no need to reply – wanneer iemand in cc een mail niet moet beantwoorden. Er zijn veel organisaties die veel MUDA hebben. Ze gebruiken de tools die beschikbaar zijn onvoldoende. Een vergadering beleggen via Doodle of Outlook is een stuk efficiënter dan iedereen afzonderlijk te bevragen.

Deze voorbeelden van administratieve MUDA kunnen met wat afspraken tamelijk snel uit de organisatie geweerd worden. Soms zit de oorzaak van verspilling in een organisatie dieper en is de enige oplossing om het volledige administratieve proces te herdenken. Je bekijkt hoe elke processtap zo eenvoudig, snel, betrouwbaar en accuraat mogelijk uitgevoerd kan worden.

Meer informatie? Check onze publicatie Lean in het onderwijs

Ook interessant

Onderwijs

Kommagetallen (Rationale getallen)

Benjamin Jacobs

Bestel

Onderwijs

Breuken (Rationale getallen)

Benjamin Jacobs

Bestel

Onderwijs

Getalbegrip (Natuurlijke getallen)

Benjamin Jacobs

Bestel

Onderwijs

Vermenigvuldigen en delen (Natuurlijke getallen)

Benjamin Jacobs

Bestel

Onderwijs

Optellen en aftrekken (Natuurlijke getallen)

Benjamin Jacobs

Bestel

Onderwijs

Startende leerkrachten

John Maes
Ann Martin

Bestel

Onderwijs

Leerlingen vandaag

Luc De Man
Willy Steensels

Bestel

Onderwijs

Muzische vorming breed evalueren

Bestel

Onderwijs

Professionalisering op school (Tweede herwerkte editie)

Andries Valcke
Jimmy De Wandel
Wilfried De Rijck

Bestel

Onderwijs, Zorg & welzijn

Leer-KRACHT: leiding geven vanuit angst naar zelfvertrouwen

Oiheba Bensaâd

Bestel

Onderwijs

Feedback geven aan leerlingen op school

Marijn Vandevelde

Bestel

Onderwijs

Jonge mantelzorgers op school

Samana
Julie Vanderlinden
Kathleen Van Walle

Bestel

Onderwijs

Hoe subsidieer ik mijn schoolgebouw?

Bestel

Onderwijs

Armoede op school

Frie Van Camp
John Maes

Bestel

Onderwijs

Gewenst gedrag en sanctiebeleid op school (tweede herwerkte editie)

Monique D'aes

Bestel

Onderwijs

Blended learning

Tobe Baeyens

Bestel

Cultuur & vrije tijd, Onderwijs

Openstellen van schoolsportinfrastructuur

ISB vzw

Bestel

Onderwijs

Feest! Postkaarten

An De Leenheer
Hélène Poncelet

Bestel

Onderwijs

Het ABC van Gemeentelijk Onderwijs

Bestel

Onderwijs

Over schoolboeken en leermiddelen

Luc De Man
Marc Van den Brande
Karl Catteeuw
Jan Van Damme
Kris De Ruysscher
Leo Neels
Tim Surma
Laurie Delnoij
Goedele Vandommele
Jozefien Loman

Bestel

Onderwijs

Kwaliteitszorg op school 2.0

Bestel

Onderwijs

ICT op school

Ken Barrix

Bestel

Onderwijs, Recht

Een academiejaar in rechtsregels

Karen Weis

Bestel

Onderwijs

Wij lossen het zelf wel op!

Sabine Coppens

Bestel

Onderwijs, Recht

Studievoortgangsbeslissingen in het hoger onderwijs

Karen Weis

Bestel

Onderwijs

Feest!

An De Leenheer
Hélène Poncelet

Bestel

Onderwijs

De directeur vandaag

Luc De Man
Willy Steensels

Bestel

Onderwijs

Groeien in actief burgerschap

Bestel

Onderwijs

Anderstalige nieuwkomers in het basisonderwijs: geen 'apart' verhaal

Bestel

Onderwijs

Kijk op kiezen

Sara Backx
Rein Baets

Bestel

Onderwijs

Verder studeren met autisme

Isabelle Vloeberghs
Ruth De Pau

Bestel

Omgeving, Onderwijs

Slim gedeeld: Wegwijzer over het slim delen van schoolinfrastructuur

Verenigde Verenigingen

Bestel

Onderwijs

Levensbeschouwelijke vakken

Kris Denys
Frie Van Camp

Bestel

Onderwijs

Omgaan met alcohol en andere drugs op school | pakket van 5

VAD

Bestel

Onderwijs

Veerkrachtig voor de klas

Annick Jehaes

Bestel

Onderwijs

Gender op school

Els Consuegra
Saray Declercq

Bestel

Onderwijs

Leerkracht zijn in een stedelijke context

Barbara De Groot

Bestel

Onderwijs

KIESKIT

Bestel

Onderwijs

Schooluitval tegengaan

Sarah Neyts

Bestel

Onderwijs

Toetswijzer voor de lagere school

Bestel

Onderwijs

Leerkrachten en hun loopbaan

Luc De Man
Willy Steensels

Bestel

Onderwijs, Politiek

Kiezen voor een lokaal onderwijsverhaal

Bestel

Onderwijs

(W)onderwijze media

Laure Van Hoecke

Bestel

Onderwijs

Co-teaching op school

Marijn Vandevelde

Bestel

Onderwijs

Spelen met een tekst

An De Leenheer

Bestel

Onderwijs

Een toekomstvisie op schoolspeelplaatsen

Katrijn Gijsel
Tine Vanfraechem

Bestel

Onderwijs

De rol van externen bij kwaliteitszorg

Geertrui De Ruytter
Jan Vanhoof

Bestel

Onderwijs

Duurzaam pionieren in het onderwijs

Mieke Haverkort-de Vreede

Bestel

Onderwijs

Pictogrammenwoordenboekje kleuteronderwijs | pakket van 10

Bestel

Onderwijs

ICE-model. Leidraad screening en intake voor DUAAL LEREN.

Koen Bollaert
Peter David
Lieve Dillen
Annick Haesaerts
Jan Reymenants
Herman Van de Mosselaer
Ellen Van Den Stock
Gert Vanthournout

Bestel

Onderwijs, Personeel, Politie & veiligheid

Ik word politie-inspecteur | 5de editie

Bestel

Onderwijs

Waardenkaartspel GO! | pakket van 5

Bestel

Onderwijs

Waardenpakket GO!

Bestel

Onderwijs

Radicale jongeren op school

Willy Steensels
Frie Van Camp

Bestel

Onderwijs

Beleid voeren in het onderwijs. Een selectie uit 7 jaar Handboek beleidvoerend vermogen

Luc De Man

Bestel

Onderwijs

Waardenboek GO! | pakket van 5

Bestel

Onderwijs

Omgaan met anderstalige nieuwkomers op school | pakket van 5

Bestel

Onderwijs

Communicatie op school (2017)

Bestel

Onderwijs

De toekomst van de eindtermen

Luc De Man
Kris Denys

Bestel

Onderwijs

Leerplan Media GO!

Bestel

Onderwijs

Leerplan Muzische vorming GO!

Bestel

Onderwijs

Lean in het onderwijs

Hans Crampe

Bestel

Onderwijs

Samen leren samenleven. Ideeënschriftje GO! | pakket van 10

Bestel

Onderwijs

Zicht op historische tijd

Bestel

Onderwijs

Inclusie op school

Bestel

Onderwijs

Omgaan met pesten op school | pakket van 5

Bestel

Onderwijs, Zorg & welzijn

Omgaan met suïcide op school | pakket van 5

Bestel

Onderwijs

Het Bin-boekje | pakket van 5

Bestel

Onderwijs

Gemeentelijk onderwijs: verzelfstandigen en samenwerken

Jurgen Bal

Bestel

Onderwijs

Ontwikkelingsplan leren leren

Bestel

Onderwijs

Evaluatiepraktijk op school

Kathleen Harre
Jan Vanhoof
Lieve Smeyers

Bestel

Onderwijs

Doelenboek voor de lagere school

Bestel

Onderwijs

Leerplan LO GO!

Bestel

Onderwijs

Leerplan Wereldoriëntatie GO!

Bestel

Onderwijs

Leerplan Frans GO!

Bestel

Onderwijs

Licht op krachtig leesonderwijs

Bestel

Onderwijs

Leerplan Nederlands GO!

Bestel

Onderwijs

GeldWeg

Bestel

Communicatie & informatie, Onderwijs

Sociale media op school

Kevin De Ridder
Jacques Verleijen

Bestel

Onderwijs

Leren met de muzen - Richting geven aan muzische vorming op school

Bestel

Onderwijs

Naar een inspirerende leeromgeving

Bestel

Onderwijs

Leerplan Nederlandse taal taalbeschouwing, strategieën en (inter-)culturele gerichtheid

Bestel

Onderwijs

Samen over de drempel

Bestel

Onderwijs

Leerplan Frans

Bestel

Onderwijs

Leerplan wereldoriëntatie domein natuur

Bestel

Onderwijs

Ontwikkelingsplan ICT

Bestel

Onderwijs

Leerplan wereldoriëntatie domein techniek

Bestel

Onderwijs

Didactische suggesties bij het leerplan Nederlandse taal

Bestel

Onderwijs

Didactische suggesties bij het leerplan wereldoriëntatie domein natuur

Bestel

Onderwijs

Doelenboek voor de kleuterschool

Bestel

Onderwijs

Didactische suggesties bij het leerplan wereldoriëntatie domein techniek

Bestel

Onderwijs

Didactische suggesties bij het leerplan Frans

Bestel

Onderwijs

Schoolagenda

Bestel

Onderwijs

Mijn eerste agenda

Bestel

Onderwijs

Mijn klasagenda

Bestel

Bestuur & organisatie, Onderwijs

Lerende gemeente

Gunther Rens

Bestel

Onderwijs

Woordenschatjes

Hugo Vandenbroucke

Bestel

Onderwijs

Portfolio Studiegebied Personenzorg BSO

Inneke Fichefet
Mariëtte Mollu

Bestel

Onderwijs

Woord- en dramalessen voor kinderen

Bestel

Onderwijs

Zicht op dagelijkse tijd

Benjamin Jacobs

Bestel

Onderwijs

Zicht op techniek

Jan Beerten
Alain Clits
Anne-Marie Tytgat

Bestel

Onderwijs

Inspiratiekalender voor de basisschool

Bestel

Omgeving, Onderwijs

Interculturele competentie in onderwijs

Bestel

Onderwijs

Leerplannen en didactische suggesties basisonderwijs - verzamelmap

Bestel

Bestuur & organisatie, Onderwijs

Gemeentelijk onderwijs organiseren

Filip Smets

Bestel

Onderwijs

Lerarenhandboek secundair onderwijs

Bestel

Onderwijs

Handboek Beleidvoerend vermogen

Bestel

Onderwijs

Handboek deeltijds kunstonderwijs

Kathleen Cherlet

Bestel

Onderwijs

Handboek gemeentelijk basisonderwijs

Hilde Van Dalem

Bestel

Onderwijs

AliASS

Paulette De Caluwe
Hilde Meganck
Carine Michiels
Joke Pauwels

Bestel