Onder de toegestane werkingssubsidies worden de tussenkomsten in de werking van andere entiteiten opgenomen (art. 97) en dit in tegenstelling tot de toegestane investeringssubsidies die terug te vinden zijn onder de rubriek I.C. Uitzonderlijke kosten (subrubriek 664). Werkingssubsidies zijn subsidies die dus niet afhankelijk zijn van een investering in vaste activa.
De toegestane werkingssubsidies bestaan uit zowel algemene als specifieke werkingssubsidies. Voorbeelden van toegestane algemene werkingssubsidies zijn: de bijdrage van een gemeente in een OCMW, de gemeentelijke toelagen aan de politiezones, de diverse bijdragen aan verenigingen, stichtingen, kerkfabrieken… voor hun werking. Ook projectsubsidies (specifieke werkingssubsidies) moeten onder deze subrubriek opgenomen worden voor zover ze niet gebruikt worden voor de financiering van investeringen.
Voor wat betreft de algemene toegestane werkingssubsidies (bv. de gemeentelijke bijdrage voor de werking aan het OCMW, een AGB, politiezone, bestuur van de eredienst, vzw) wordt aan het boekjaar het bedrag aangerekend dat in het meerjarenplan en het budget bepaald werd.
Voor wat betreft de toegestane specifieke werkingssubsidies (bv. brandweerkosten) bepaalt het moment van de beslissing tot toekenning en betaling van de subsidie het ogenblik van aanrekening. De beslissing van het bestuur om, in uitvoering van een subsidiereglement of -overeenkomst, aan een bepaalde derde een subsidie of voorschot toe te kennen en uit te betalen, wordt beschouwd als een voldoende bewijs dat de gesubsidieerde de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie vervuld heeft. Dat betekent dat het te betalen bedrag als kost wordt aangerekend op het ogenblik van de besluitvorming tot toekenning en betaling van de subsidie of het voorschot.
In dit geval volgen de aanrekeningen dus het ritme van de beslissingen tot betaling. Het bestuur dat de subsidie toekent, beschikt op het ogenblik van de toezegging immers niet altijd over de gedetailleerde informatie om te kunnen beoordelen of de begunstigde de prestaties werkelijk geleverd heeft. Het effectief realiseren van de concrete voorwaarden (bijvoorbeeld het doen van bepaalde uitgaven, het plaatsen van installaties, het organiseren van een activiteit, enz.) om de subsidie te verkrijgen, is immers een element dat op dat moment vreemd is aan het subsidiërende bestuur. Bij een eventuele latere verantwoording of definitieve afrekening (in een volgend financieel boekjaar) kunnen zich twee mogelijkheden voordoen:
- Als blijkt dat (een deel van) de subsidie ten onrechte werd toegestaan, of dat een te groot bedrag aan voorschotten werd uitbetaald tegenover de bewezen gesubsidieerde prestaties, dan wordt dat op dat moment geregistreerd als een terugvordering van de toegekende subsidie;
- Als blijkt dat nog een saldo moet worden betaald, dan wordt op dat moment een bijkomende kost en schuld geboekt.
