De privacyverklaring is een publiek document waarin je organisatie op een eenvoudige manier toelicht hoe ze met de persoonsgegevens van haar leden, deelnemers, medewerkers en partners omgaat. De privacyverklaring is eigenlijk een vertaling van je verwerkingsregister naar het publiek.
Een privacyverklaring hoeft niet ondertekend te worden. Als organisatie deel je namelijk via de privacyverklaring je publiek mee op welke manier jullie met hun gegevens omgaan. Het is wel de plicht van de organisatie om hier duidelijk en proactief over te communiceren.
Elke organisatie is verplicht om ervoor te zorgen dat iedereen die in contact komt met de organisatie en van wie je persoonsgegevens gebruikt op voorhand goed geïnformeerd is over hoe de organisatie omgaat met persoonsgegevens. Dat kan je best toelichten via de privacyverklaring. Als je een website hebt, zet je die op je site zodat je hier steeds naar kan verwijzen. Heb je geen site, hang de privacyverklaring dan op een plek waar ze goed zichtbaar en raadpleegbaar is.
Deze informatie licht je toe in je privacyverklaring:
- Welke gegevens verwerkt je organisatie?
- Wat wordt precies waar, waarom en hoelang gebruikt?
- Van wie krijgt je organisatie de gegevens (personen zelf, via partners, …)?
- Waarom worden de gegevens gebruikt?
- Met wie worden de gegevens gedeeld?
- Hoe worden de gegevens beveiligd?
- Wat zijn de rechten van je deelnemers, leden en medewerkers en hoe kunnen ze die uitoefenen?
Verwijs steeds naar je privacyverklaring! Een privacyverklaring opmaken vraagt wat werk. Toch is het nadien een handig instrument, omdat je ernaar kan doorverwijzen op momenten waarop je mensen hun gegevens opvraagt.
Wanneer mensen bijvoorbeeld een ticket voor een voorstelling reserveren, informeer je hen over het gebruik van hun persoonsgegevens en de wettelijke grond die je hiervoor toepast. Voor verdere informatie kan je hen dan doorverwijzen naar de privacyverklaring.
“De organisatie gebruikt je naam en adres alleen voor de registratie van de aankoop van het ticket, reservatie van de plaats, inschrijving deelname aan de activiteit, … (contractuele basis). Voor meer informatie over ons privacybeleid zie (link privacyverklaring).”