Door de term ‘archief’ te bannen, zijn er verschillende termen gesneuveld zoals: ‘archiefzorg’, ‘archiefbeheer’ en vooral ‘archiefdocument’. Archiefzorg is met het oog op helder taalgebruik vervangen door bestuurlijke verantwoordelijkheid waardoor een aparte definitie overbodig werd. De term ‘archiefdocument’ die in het Archiefdecreet bepaalde op welke documenten het decreet van toepassing was, is vervangen door de term ‘bestuursdocument’.
Hierdoor wordt duidelijker benadrukt dat het over meer gaat dan alleen maar die bestuursdocumenten die een zekere erfgoedwaarde hebben, wat bij het gebruik van de term ‘archiefdocument’ niet voor iedereen duidelijk was. De term ‘bestuursdocument’ is in het Bestuursdecreet gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Dat betekent dat hiermee zowel procesgebonden informatie als documentatie en bibliotheekmateriaal bedoeld wordt. Dat is natuurlijk een veel bredere definitie dan wat in het Archiefdecreet met ‘archiefdocument’ bedoeld werd.
Om die ruime definitie in te perken, wordt in artikel III.80 aangegeven dat de afdeling beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten enkel betrekking heeft op die bestuursdocumenten die een overheidsinstantie heeft opgemaakt of ontvangen naar aanleiding van haar activiteiten of taken of ter handhaving van haar rechten, of die zij heeft verworven van derden, gedurende de volledige levenscyclus van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging.
Het Bestuursdecreet hanteert de uitdrukking ‘categorieën van bestuursdocumenten’. Die uitdrukking is ontleend aan het Archiefdecreet waar sprake was van ‘categorieën van archiefdocumenten’. Net als in het Archiefdecreet is deze uitdrukking niet gedefinieerd, maar ditmaal is ze wel verduidelijkt in de memorie van toelichting: “Een categorie van bestuursdocumenten, ook wel ‘serie’ of ‘reeks’ genoemd, moet gezien worden als een groepering van gelijksoortige bestuursdocumenten die gecreëerd en ontvangen worden door dezelfde overheidsinstantie binnen een bepaald proces. Voorbeelden van categorieën van bestuursdocumenten zijn subsidiedossiers voor leesbevordering, omgevingsvergunning, milieu-effectenrapportages, klachtendossiers.”.
