Natuurlijk wil je als organisatie zo veel mogelijk mensen bereiken en uitnodigen voor je werking, eetfestijn, optreden of festival. Voor de invoering van AVG was dat vrij makkelijk. Je verzamelde alle e-mailadressen die je maar te pakken kreeg en je bewaarde ze in je mailbestand voor promotie van je activiteiten.
Dit kan niet meer, je mag enkel nog mensen promotionele mails, nieuwsbrieven, uitnodigingen per mail verzenden als ze daar zelf hun toestemming voor gaven of naar ‘klanten voor een gelijkaardig product’. Als er een klant-relatie is, mag je mensen ook na de aankoop mails verzenden zolang er een verband is met het gekochte product of de geleverde dienst.
Concreet kan je concluderen dat je, wat promotionele mailings betreft, enkel nog je uitnodiging mag verzenden naar de mensen met wie je een ‘klant’-relatie hebt of naar wie er toestemming voor gegeven heeft.
We maken een onderscheid tussen die promotionele mailings en de inhoudelijke of operationele/praktische mailings. Informatieve mails naar je leden en deelnemers met praktische informatie over de activiteit waaraan ze deelnemen en inhoudelijke info over de vereniging waarvan ze lid zijn, kan je wel nog naar de geïnteresseerden en betrokkenen bij je organisatie zenden, vanuit het principe van gerechtvaardigd belang en noodzakelijk voor je werking.