Maak heldere afspraken over de manier waarop collega’s content moeten doorgeven. Het kan ook helpen om een externe partner zoals een communicatiebureau onder de arm te nemen. Zo kan je uitvoerende opdrachten uitbesteden, bijvoorbeeld de redactie van de nieuwsbrief of het onderhoud van de website.
Bij een eenpersoonscommunicatiedienst is er één regel die je nooit mag loslaten: durf neen te zeggen. Als enige communicatiemedewerker kan je niet alles realiseren. Je moet voortdurend de afweging maken of je iets niet, gedeeltelijk of wel kan uitvoeren. Praktische tools, zoals een beslissingsmatrix, kunnen je daarbij helpen.
Een beslissingsmatrix is een planningstool die de communicatiemedewerker helpt om afwegingen te maken bij een eenpersoonscommunicatiedienst. De matrix bestaat uit twee assen:
• Een verticale as met alle mogelijke communicatieacties en -initiatieven.
• Een horizontale as met een aantal kenmerken die helpen om beslissingen te nemen.
Elke communicatieactie krijgt een score van 1 tot 5 op elk kenmerk op de horizontale as. Wanneer de totaalscore voor alle kenmerken hoger is dan een bepaald getal (bijvoorbeeld: 15) is de communicatieactie het waard om ze op te pakken. Zo niet, dan weet de communicatiemedewerker dat het geen goed idee is om energie, tijd en geld aan deze actie te besteden. Het kan ook nuttig zijn om het principe van de matrix en de concrete kenmerken te delen met de medewerkers van je organisatie. Op die manier denken je collega’s al vanuit een meer gerichte visie wanneer ze acties bedenken of voorstellen.
