Alleen gelden daarvoor bijzondere voorwaarden:

• de beslissing wordt nóóit door de dienst zelf genomen, ongeacht de inhoud of de informatiedrager van de archieven;
• om de overheden te ondersteunen en te informeren over de bewaarplicht, zijn de selectielijsten of selectieregels het instrument bij uitstek.

Zonder twijfel heeft dat principe ingrijpende gevolgen:

• wanneer de beslissing ‘vernietigen’ luidt, wordt het document met de bijbehorende informatie daadwerkelijk vernietigd, en verdwijnt het op korte of op lange termijn geheel uit de organisatie;
• wanneer de beslissing ‘bewaren’ luidt, moeten de documenten ook daadwerkelijk permanent bewaard worden. Je moet die documenten en archieven dus met de nodige zorg omringen zodat de permanente bewaring ervan verzekerd is.

We gaan kort in op de redenen waarom de wetgever de vernietiging van archieven heeft toegestaan en van mening is dat het niet nodig en/of niet wenselijk is om alle informatie te bewaren. Het lijdt geen twijfel dat het uitvoeren van een vernietigingsoperatie voor elke organisatie zeer grote voordelen heeft:

• de informatie over selectie laat je toe om het werk beter te organiseren;
• selecteren helpt je om het overzicht te bewaren;
• het is voor later onderzoek niet nodig om werkelijk alle documenten te bewaren;
• alle documenten bewaren kost handenvol geld.

1 De informatie over de selectie laat je toe om het werk beter te organiseren

Hoe sneller je weet wat er met een dossier moet gebeuren, hoe praktischer je de verdere behandeling kunt organiseren. Je kunt dan anticiperen op het werk, bijvoorbeeld door:

• in de inventaris of depotlijst duidelijk aan te geven welke archiefdocumenten wanneer mogen worden vernietigd. Dat kan bijvoorbeeld door visuele kenmerken aan te brengen op kasten, dossiers, mappen, enzovoort;
• documenten met een korte bewaartermijn te scheiden van die met een lange bewaartermijn;
• de reeksen in rekken te plaatsen volgens het jaar van vernietiging;
• de mappen in de mappenstructuur te markeren met een V of A;
• minder zorg te besteden aan documenten waarvan je weet dat ze ooit zullen worden vernietigd;
• meer aandacht te besteden aan dat deel dat altijd zal moeten worden bewaard (door bijvoorbeeld geen nietjes te gebruiken);
• de dossiers die te bewaren zijn al grondig te schonen bij het afsluiten van het dossier. Als je, bij het afsluiten van het dossier, weet dat je het permanent zal moeten bewaren, kun je het onmiddellijk schonen. Dat schonen zal dan veel vlotter gaan. Je kent het dossier dan immers nog goed, na tien jaar ken je het niet meer;
• dossiers die daarentegen niet permanent te bewaren zijn, niet te schonen. Dat is overbodig werk, en aangezien het aantal te vernietigen dossiers meestal veel groter is dan het aantal te bewaren dossiers, kan dat een wezenlijk verschil in werklast betekenen. Bij een opruimdag kun je bijvoorbeeld onmiddellijk aangeven welke dossiers niet geschoond hoeven te worden, omdat ze te vernietigen zijn.

2 Selecteren helpt je om het overzicht te bewaren

Wanneer je volgens een duidelijk systeem vernietigt, kan je het overige materiaal beter (terug)vinden. Zonder selecteren en schonen slibt elk archiefbestand dicht met overbodig en waardeloos materiaal. Zo denken we bijvoorbeeld aan lege enveloppen, dubbels, lege formulieren, nauwelijks van elkaar verschillende versies van documenten, e-mails over zuiver praktische aangelegenheden van tijdelijk belang, enzovoort. Selectie moet echter wel op een oordeelkundige wijze gebeuren.

3 Alle documenten bewaren voor later onderzoek is niet nodig

Voor een aantal documenten volstaat een representatief staal om wetenschappelijk onderzoek mogelijk te maken of volstaan samenvattende rapporten en statistieken. Veel archiefdocumenten zijn immers louter tijdelijke hulpmiddelen om informatie door te geven of te onthouden. Ze bevatten niet vaak gegevens van enig belang die je niet elders tegenkomt. Zo bewaar je bijvoorbeeld wel de enquêteresultaten, maar gewoonlijk niet de enquêteformulieren.

4 Alle documenten bewaren kost handenvol geld

In een ‘papieren omgeving’ is beschikbare ruimte heel kostbaar. Archiefdozen, rekken enzovoort kosten geld, net zoals het beheer van archieven. Niet-geselecteerde archieven bevatten te veel nutteloze documenten. Die maken het moeilijk om iets terug te vinden, met het nodige tijd- en geldverlies tot gevolg.

Dat geldt evenzeer in een digitale omgeving. Opslagruimte op servers is niet gratis; cd’s en harde schijven zijn dat evenmin. Vooral het beheer van de gegevens kost veel geld. Hoe meer gegevens er worden bijgehouden in het digitale archief, hoe moeilijker het te doorzoeken is en hoe meer inspanningen het kost om alles te beheren. Bovendien stijgt de kostprijs om de duurzaamheid van formaten en dragers te onderhouden.

5 Enkele algemene principes met betrekking tot vernietiging

Geen toelating tot vernietiging

Vernietigingen van stukken daterend van voor 1950 zijn uitzonderlijk. Een van de redenen daarvoor is dat het aantal reproductiemogelijkheden na 1950 enorm gestegen is. Er worden nu massaal veel kopieën gemaakt. Daardoor wordt er zeer veel dubbele en dus overbodige informatie gecreëerd. Voor 1950 was dat veel minder het geval. Kopieën gemaakt door overschrijven zijn veel arbeidsintensiever en werden dus maar zelden gemaakt. Daardoor kan er in ieder geval veel minder vernietigd worden. Een andere reden is natuurlijk dat die periode documenten van twee wereldoorlogen bevat, die veelvuldig onderzocht werden.

Soms wordt er omwille van eerdere, grootschalige vernietigingen die in bepaalde regio’s in het verleden hebben plaatsgevonden (denk aan de gevolgen van oorlogen, branden, overstromingen enzovoort) verplicht om voor die regio of plaats voor een bepaalde periode alle documenten permanent te bewaren.

Voorbeeld: Het gemeentehuis van Merksem is afgebrand in Wereldoorlog II, waardoor er een groot aantal archieven van die gemeente vernietigd zijn. Dat wil zeggen dat voor de selectie van archieven van Merksem van voor Wereldoorlog II nog meer voorzichtigheid vereist is.

Steeds vernietigen in permanent te bewaren archieven

Inhoudelijk schonen

Dat wil zeggen dat je de volgende soorten documenten uit het archief of uit de dossiers kunt halen:

• dubbels, blanco stukken, enveloppen die geen bewijswaarde meer hebben, technische bestanden, sjablonen ...;
• documentatie, zoals bijvoorbeeld allerlei catalogi en brochures die je hebt verzameld voor het opmaken van het bestek voor aankoop van materiaal.

Dat is een operatie die de omvang van een dossier enorm kan reduceren. Je moet het schonen echter met de grootste voorzichtigheid uitvoeren. Een stuk verwijderen uit het dossier kan immers de inhoud en betekenis van het dossier wijzigen. Wanneer je bijvoorbeeld een routinematig ontvangstbewijs verwijdert, zou men nadien foutief kunnen concluderen dat een bepaald voorwerp nooit ontvangen is.

Materieel schonen

Dat wil zeggen dat je het schadelijke verpakkingsmateriaal (metaal, plastic, karton ...) verwijdert.

6 De termijnen bepalen

De administratieve of wettelijke bewaartermijn geeft aan hoe lang de documenten waarde hebben voor de administratie of voor het gerecht. De wettelijke bewaartermijn is vaak vastgelegd in wet- of regelgeving of kan worden afgeleid van de juridische verjaartermijnen. Voor documenten waarvoor geen bewaartermijn in wet- en regelgeving is vastgelegd, geldt de administratieve gebruikswaarde. Hoe lang heeft dat document een nut voor de administratie?