Leidraden bij de bouw of herinrichting
Wat kun je nu gebruiken als vertrekpunt bij zo’n bouwproces? De missie en visie van je bibliotheek zijn daarin ook richtinggevend. Een missie schetst de bestaansreden van je bibliotheek: waarom doe je wat je doet? David Lankes beschrijft de missie van de bibliothecaris als het “faciliteren van kenniscreatie in zijn gemeenschap”. Dat doen we met onze sectorspecifieke tools zoals het uitbouwen van een collectie en het implementeren van dienstverlening daarrond. De visie schetst waar je als bibliotheek naartoe wilt over ca. tien jaar. Wil je over tien jaar een laagdrempelige derde plek zijn binnen de gemeente of een plek waar studenten en docenten samen onderzoek uitvoeren? Missie en visie hebben impact op je ontwerp, aangezien ze enerzijds het fundament van je instelling beschrijven en anderzijds waar je naartoe wilt.
Niemand kan de toekomst voorspellen, maar toch moeten we een poging wagen bij een nieuw gebouw of herinrichting. Je wilt namelijk graag dat jouw keuzes future-proof zijn. Bepaalde technieken uit toekomstonderzoek kunnen daarbij een hulpmiddel zijn. Futurologen starten zo’n proces met het uitvoeren van een horizon scan, waarbij ze toekomstige trends in kaart proberen te brengen. Vervolgens wordt de impact van die trends uitgediept voor de organisatie. Wat is de invloed van verdere digitalisering van de overheid voor de dienstverlening van de bibliotheek?
Waar kunnen digitaal laaggeletterde personen nog terecht? Een derde stap is het uitwerken van toekomstscenario’s rond de toekomstige werking van de bibliotheek. Wil je zelf aan de slag gaan met toekomstdenken? Zoek dan meer informatie daarover op in wetenschappelijke databanken zoals Google Scholar en maak een projectplanning op. Je kunt ook contact opnemen met begeleiders zoals het Kenniscentrum Open Time van Erasmushogeschool Brussel om een traject voor je uit te tekenen.
Participatie bij bouw of herinrichting
Een valkuil bij een bouwproces is dat enkel de bibliothecaris of het bestuur betrokken is en andere belanghebbenden pas kennismaken met het nieuwe gebouw bij de opening. Dat is niet heel bevorderlijk omwille van een aantal redenen.
Medewerkers hebben vaak een bepaalde verwachting ten opzichte van het nieuwe gebouw of bepaalde eisen voor een nieuwe inrichting. Die kunnen ingegeven zijn door nieuwe vormen van dienstverlening die ze willen organiseren voor gebruikers, maar ook door verbeteringen van bepaalde werkomstandigheden, zoals beperking van de hitte in de zomer of betere bureaus. De gebruikers hebben eveneens bepaalde verwachtingen. Uiteindelijk is het in gebruik nemen van een nieuw gebouw of een herinrichting een veranderingsproces. Je zal niet exact dezelfde dienstverlening, werkprocessen, inrichting … invoeren in het nieuwe gebouw. Veranderingen kunnen weerstand opwekken. Een voorbeeld daarvan is de verandercurve van Fisher, die emoties weergeeft die personen ervaren tijdens zo’n verandering. Die emoties evolueren van ongerustheid naar mogelijk bedreiging en angst, tot acceptatie en aanvaarding van de verandering. Bij een slecht gemanaged traject kunnen medewerkers ook vijandig worden ten opzichte van de organisatie en de verandering. Om medewerkers en gebruikers dat veranderingsproces sneller te laten doorlopen, is het belangrijk om ze vroeg bij het proces te betrekken. Zo maken ze de veranderingscurve in een vroeger stadium van het project door en accepteren ze de verandering hopelijk al voor ze het nieuwe gebouw of de nieuwe inrichting in gebruik nemen.
De bibliotheekgebruikers zullen evengoed een verandering doormaken. Ze gebruiken je bibliotheek momenteel voor een bepaalde functie en op een bepaalde manier. Bij herinrichting of de bouw van een nieuwe bibliotheek wordt dat gebruik mogelijk bedreigd. Daarnaast kan een tijdelijke sluiting gebruikers wegjagen die vervolgens niet meer terugkeren omwille van diverse redenen. Een uitgekiend communicatieplan om interactie met gebruikers te behouden is dus belangrijk om sluitingen of moeilijke bouwsituaties tijdens de werkzaamheden te overbruggen, zoals niet-toegankelijke collecties of geluidsoverlast.
Samenwerken met belanghebbenden zoals medewerkers, bibliotheekgebruikers, politici, docenten, financiers … kan je doen om verscheidene doelstellingen te behalen:
- Samenwerken om ideeën te capteren: dat eerste doel van samenwerken wordt vaak benut. Het is relatief eenvoudig om je belanghebbenden te bevragen en hun input mee te nemen. Het is een stuk moeilijker als je een omslag wilt maken naar echt cocreatief werken, waarbij je iets nieuws creëert door samen te werken. Enkele tips om dat laatste te bekomen: stel een projectplanning op, waarin je de cocreatieve momenten afbakent. Je moet input geven aan een groep om iets terug te krijgen, dus gebruik een aangepaste werkmethode en geef inhoudelijke informatie aan de groep waarmee die aan de slag kan gaan. Leg het beslissingsproces duidelijk vast en communiceer daar expliciet over. Het moet voor de deelnemers duidelijk zijn hoe beslissingen genomen worden. Zo kunnen er tijdens en na de cocreatie geen spanningen ontstaan over de resultaten. Blijf de deelnemers betrekken na het cocreatieproces.
- Samenwerken om een cultuurverandering te bekomen: een nieuwe bibliotheek, een nieuwe werking en een nieuwe manier van omgaan met elkaar. Een nieuwe plaats kan een grote impact hebben op de omgangsvormen in de gemeenschap. Als je graag een andere cultuur wilt installeren binnen de organisatie of een andere rol wilt opnemen binnen de gemeenschap, kun je het ontwerpproces gebruiken om dat al vorm te geven. De visie en waarden van je bibliotheek vormen daarbij een belangrijke input, aangezien dat de richtsnoeren zijn van de nieuwe cultuur. Je kunt de cultuur inbakken in het ontwerp van de ruimte of als onderbouw gebruiken voor het ontwerpproces door bijvoorbeeld cocreatief te werken met je gemeenschap. Daarnaast zou je ook al bepaalde test cases kunnen uitwerken om nieuwe dienstverlening uit te proberen voor het nieuwe gebouw er staat.
- Samenwerken om tot een gezamenlijk verhaal te komen: de doelstelling van een gezamenlijk verhaal is om tot één visie te komen over het nieuwe gebouw.
Een visie is een bepaalde ambitie die je hebt voor de toekomst. Het samen formuleren van die toekomstige ambitie met bibliotheekgebruikers, -medewerkers, -beleidsmakers, -financiers … kan een zeer krachtig instrument zijn om het project te doen slagen en om een impuls te geven aan de nieuwe werking van de bibliotheek. Het gezamenlijke verhaal is niet zozeer een hulpmiddel om het gebouw te ontwerpen, maar om de overstap tussen droom en werkelijkheid te faciliteren.
Ben je geïnteresseerd in specifieke voorbeelden van dat type van samenwerkingen? Die vind je in het IFLA-boek Library Design for the 21st Century.
Specifieke normen voor bibliotheekgebouwen
Een norm functioneert als een toetssteen om te meten of een gebouw voldoet. In het oorspronkelijke Bibliotheekdecreet van 1978 waren normen opgenomen waaraan een openbare bibliotheek moest voldoen. Op dit moment zijn er geen specifieke normen meer van kracht. Toch kunnen internationale voorbeelden dienen als voorbeeld of als check om zeker niets over het hoofd te zien. Een interessante publicatie is Checklist of Library Building Design Considerations, die – zoals de titel stelt – een hele reeks checklists bevat rond de verschillende aspecten van ontwerp, bouw en inrichting van bibliotheekgebouwen. De checklists variëren van de bouwplannen tot de inrichting van specifieke bibliotheekruimtes, toegankelijkheidsvereisten en technische installaties zoals verluchting en sanitair. Bepaalde lijsten zijn eerder toegepast op de Amerikaanse situatie, maar het extensieve karakter van de publicatie biedt een zekere houvast om het vervolgens te vertalen naar de Belgische context.
De checklist en nog veel meer vind je in de nieuwe publicatie ‘Aanbod, dienstverlening en gebruikers van bibliotheken’.
