Het digitaliseren is echter een werkzaamheid die tijd, middelen en overweging vergt. Zowel het digitaliseren als het verdere beheer van de digitale kopieën van de originele documenten en bestanden vraagt investeringen en een goede voorbereiding. Analoge opslagmedia zoals papier, fotoafdrukken, dia’s en andere kunnen archiefdocumenten bevatten die voor langetermijnarchivering in aanmerking komen. Die informatiedragers zijn echter onderhevig aan gebruiksslijtage, degeneratie en technologische veroudering waardoor ze niet geschikt zijn als langetermijndrager. Bovendien bestaat er voor een aantal analoge documenten zoals geluidsarchieven, films of videobanden een zeer grote afhankelijkheid van afspeelapparatuur die snel verouderd en heel erg productgebonden is.
Archiefdocumenten keer op keer omzetten naar een nieuwe analoge drager is geen duurzame oplossing, want bij elke omzetting gaat informatie en kwaliteit verloren. Dat verlies is onvermijdelijk en wordt doorgaans met de term ‘generatieverlies’ aangeduid. Een betere oplossing voor slijtage en verlies van gegevens is de digitalisering van het archiefmateriaal dat op analoge dragers is opgeslagen. Mits digitalisering is het mogelijk om in de toekomst de bitstreams onbeperkt te kopiëren en naar andere dragers over te brengen zonder dat dat met informatie- en kwaliteitsverlies hoeft gepaard te gaan. Voor snel degenererende dragers (bv. foto’s, geluids- en filmbanden, stencils, eerste generatie fotokopieën of faxen, kranten ...) is digitalisering bovendien een interessante oplossing voor het behoud op lange termijn van de informatie in het archiefdocument. Digitale kopieën van analoge documenten kunnen immers voor raadpleging worden gebruikt, wat ook het behoud van het originele document verlengt, aangezien het niet meer fysiek moet worden geraadpleegd. Digitalisering biedt daarnaast voor andere uitdagingen of ‘stabiele’ dragers oplossingen om de raadpleegbaarheid en toegang te vergroten.
Met digitalisering komen een aantal nieuwe factoren in beeld waarmee rekening moet worden gehouden. Door te digitaliseren kom je op het terrein van digitale archivering; een digitale archiveringsstrategie is overigens cruciaal om de digitale versies veilig te bewaren en de voordelen van digitalisering op lange termijn te kunnen benutten. Door te digitaliseren blijf je namelijk afhankelijk van de nodige afspeelapparatuur en de kwaliteit van de dragers, maar ook van bestandssystemen en softwareapplicaties om de digitale documenten te raadplegen. Bovendien verouderen software en digitale formaten aan een hoger tempo dan analoge apparatuur. Omzettingen blijven bijgevolg nodig.
Bij elke omzetting schuilt opnieuw het gevaar op informatie- en kwaliteitsverlies om de hoek. Digitalisering is als langetermijnarchiveringsstrategie voor analoge archiefdocumenten pas effectief wanneer de leesbaarheid en de kwaliteit intact kunnen blijven. Daarom moet van bij de start van het digitaliseringsmoment eveneens een digitale bewaarstrategie voor de gedigitaliseerde archiefdocumenten aanwezig zijn. Die bewaar- of archiveringsstrategie moet de maximale waarborgen bieden voor de langetermijnleesbaarheid en voor het in stand houden van het kwaliteitsniveau van de archiefdocumenten. Daarom moeten de digitaliseringsparameters zeer zorgvuldig worden gekozen en moeten de gedigitaliseerde archiefdocumenten bij de digitalisering onmiddellijk in een geschikt archiveringsformaat worden bewaard. Samen met een operationele beheersomgeving zijn dat absolute voorwaarden voor elk digitaliseringsinitiatief waarbij je de gedigitaliseerde documenten voor het nageslacht wil bewaren. Afhankelijk van de documenten, hun (potentiële) juridische waarde en de wijze waarop ze gedigitaliseerd zijn, kan je ze vernietigen.
Archiefdiensten en bewaarinstellingen zullen veelal verplicht zijn of ervoor kiezen om na de digitalisering de originele analoge documenten nog verder permanent en zo goed mogelijk te bewaren. Voor die instellingen betekent digitalisering een bijkomende kost bovenop de kosten die zij maken voor de goede materiële bewaring van de originele analoge documenten. Om de hierboven opgesomde redenen is het erg belangrijk dat in een digitaliseringsproject van permanent te bewaren documenten de kwaliteitszorg centraal staat. Een digitaliseringsproject waarin onvoldoende aandacht wordt gegeven aan kwaliteitszorg loopt immers risico om spaak te lopen. De kans dat stukken opnieuw moeten worden gedigitaliseerd omdat hun digitale kopieën niet bruikbaar blijken te zijn, is groot. In het beste geval kan de digitaliseerder het probleem snel verhelpen. In het slechtste geval moet de volledige werkwijze, configuratie van de apparatuur enzovoort opnieuw aan onderzoek worden onderworpen. In beide gevallen is opnieuw digitaliseren aan de orde. Het is duidelijk dat dat een negatieve impact op vooropgestelde budgetten en te behalen termijnen heeft. Om die redenen is het belangrijk om vooraf een goede planning op te stellen waarbij rekening gehouden wordt met de en waarbij regelmatige kwaliteitscontroles voorzien worden. Kwaliteitszorg speelt in elke fase van een digitaliseringsproject een belangrijke rol.
1. Formuleer op voorhand duidelijke doelstellingen (bv. vervanging, preservering, raadpleging ...) en weeg af of digitalisering de meest efficiënte en meest kosteneffectieve oplossing is. Naast het eigenlijke digitaliseringswerk vergen de volgende werkzaamheden ook veel budget en tijd:
- reinigen, verpakken, nummeren en beschrijven van de archiefdocumenten;
- verwerken en controleren van digitaliseringen;
- aanmaken en invoeren van metadata van de gedigitaliseerde documenten;
- opnemen en verder beheren van de gedigitaliseerde documenten in het digitaal archief en digitaal depot.
Digitalisering vergt een hoge inzet van technische en personele middelen.
2. Stel duidelijke criteria op en leg prioriteiten en een fasering vast.
3. Bepaal op voorhand welke types documenten of materialen al dan niet in huis worden gedigitaliseerd.
4. Leg voor elk type document vast welke technische en beschrijvende metadata bij digitalisering worden geregistreerd.
5. Bepaal op voorhand of lege pagina’s (tekst), pauzes (geluid) enz. al dan niet worden mee gedigitaliseerd, dan wel worden gedocumenteerd door middel van metadata.
6. Leg voor elk type document de volgende parameters vast:
- het bestandsformaat en de digitaliseringsparameters voor de digitale moederkopie en eventueel de raadplegingskopieën;
- de structuur van de bestandsnaam die aan de bestanden wordt toegekend;
- de softwareapplicaties waarmee de gedigitaliseerde documenten raadpleegbaar moeten zijn en waarmee de gedigitaliseerde documenten worden gecontroleerd.
7. Besteed de nodige aandacht aan het beschrijven van de gedigitaliseerde documenten en aan de duurzame koppeling van de gedigitaliseerde archiefdocumenten met hun beschrijving.
8. Bepaal de bestemming van de analoge archiefdocumenten na digitalisering. Ga op voorhand na of de gedigitaliseerde documenten de oorspronkelijke documenten kunnen vervangen (substitutie), of daarvoor een machtiging is vereist en of daarvoor bijkomende stappen nodig zijn.
9. Zorg ervoor dat het digitaliseringsproject het auteursrecht respecteert. Voor auteursrechtelijk beschermde werken is voor digitalisering (= maken van een digitale kopie) de toestemming van de dragers van het auteursrecht vereist, tenzij de archiefbeherende instelling onder een uitzondering van het auteursrecht valt (zie Art. XI.192/2 Wetboek van Economisch Recht). De digitalisering mag geen afbreuk doen aan de normale exploitatie van het werk en er mag geen schade berokkend worden aan de wettige belangen van de auteur (Art. XI.192/3 Wetboek van Economisch Recht).
10. Plan een digitale bewaarstrategie voor lange termijn alvorens met digitalisering te starten. Voorzie een oplossing voor het probleem van de technologische veroudering van digitale formaten en dragers die de kwaliteit van de gedigitaliseerde archiefdocumenten niet schaadt.
11. Plan de valorisatie en het gebruik van het gedigitaliseerd materiaal. Zorg ervoor dat de gedigitaliseerde archiefdocumenten toegankelijk zijn en onder de aandacht worden gebracht.
12. Plan bij een uitbesteding voldoende tijd voor het opmaken van het lastenboek en de keuze van de uitvoerder.
13. Laat eerst een staal digitaliseren en controleer de kwaliteit van dat staal zodat bijsturingen nog mogelijk zijn vooraleer al het geselecteerd materiaal wordt gedigitaliseerd.
De vuistregels en nog veel meer vind je in de publicatie 'Informatie beheren en archiveren: digitaliseren van analoge informatie'.
