De regels voor het raadplegen van archieven zijn complex (omwille van o.m. de privacywetten, de materiële toegankelijkheid …), daarom heeft niet elk type document dezelfde raadplegingstermijn.
Documenten van de Burgerlijke Stand zijn bijvoorbeeld niet openbaar toegankelijk als:
- de overlijdensakten jonger zijn dan 50 jaar;
- de huwelijksakten jonger zijn dan 75 jaar;
- de geboorteakten jonger zijn dan 100 jaar;
- de bevolkingsregisters jonger zijn dan 120 jaar.
Om toegang te krijgen tot akten jonger dan de aangegeven periode, moet je een aanvraag indienen bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand van de gemeente waar deze akten werden opgemaakt.
Voor hoven en rechtbanken zetelend in strafzaken, zijn archiefdocumenten pas openbaar raadpleegbaar indien ouder dan honderd jaar. Voor burgerlijke zaken is dit dertig jaar.
Ook archieven met betrekking tot de militaire rechtbanken zijn onderhevig aan strenge privacywetgevingen: voor het raadplegen van dossiers uit de repressieperiode van de Tweede Wereldoorlog, moet je eerst toestemming vragen bij het College van procureurs-generaal met een schriftelijk gemotiveerd verzoek.
Notariële akten zijn pas toegankelijk indien deze ouder zijn dan honderd jaar. Anderzijds moet men de toestemming vragen voor inzage bij een notariskantoor, en deze schriftelijke toestemming voorleggen in het verantwoordelijk archief. Een tussenoplossing hiervoor is het raadplegen van de archieven van de Hypotheekkantoren, die wel vrij raadpleegbaar zijn. De archieven van de Registratiekantoren zijn dan weer wel onderhevig aan de regel van honderd jaar.
Dit is een fragment uit het artikel ‘DE BEHOEFTEN VAN STAMBOOMONDERZOEKERS' in het boek ‘Informatie beheren en archiveren: publiekswerking en archiefgebruikers’.