Als de aanbesteder in het kader van een tweestapsprocedure een selectiebeslissing heeft genomen, moeten de niet-geselecteerde kandidaten hiervan in kennis gesteld worden. De informatie die de niet-geselecteerde kandidaten ontvangen, verschilt naargelang de reden waarom ze niet geselecteerd zijn.
1. Kandidaten voldoen niet aan het toegangsrecht en/of de selectiecriteria
In dit geval zal de aanbesteder niet verplicht zijn om de volledige gemotiveerde selectiebeslissing mee te delen, maar slechts een uittreksel daarvan. Dat zal het geval zijn wanneer de kandidaat in kwestie niet werd geselecteerd omdat:
1) hij zich bevindt in een of meerdere uitsluitingsgevallen (hij voldoet niet aan het toegangsrecht);
en/of
2) hij niet voldoet aan de door de aanbesteder bepaalde selectiecriteria.
In dat geval moet de aanbesteder de kandidaat in kwestie enkel informeren over zijn niet-selectie en dit aan de hand van een uittreksel uit de gemotiveerde selectiebeslissing inzake de motieven die op hem betrekking hebben.
In dit scenario hoeft de aanbesteder de niet-geselecteerde dus niet de volledige selectiebeslissing mee te delen.
Het is evenwel niet verboden om de kandidaten in kwestie toch de volledige gemotiveerde selectiebeslissing te bezorgen. Ook belet dit niet dat de niet-geselecteerde kandidaat inzage kan vragen en krijgen in de volledige gemotiveerde selectiebeslissing wanneer hij dat vraagt op basis van de openbaarheid van bestuur.
De kandidaat heeft de doorselectie niet gehaald
Het andere scenario is wanneer de kandidaat de doorselectie niet heeft overleefd.
De Overheidsopdrachtenwet laat toe om het aantal te selecteren kandidaten te beperken ook al bevinden ze zich niet in een of meerdere uitsluitingsgronden (ze voldoen aan het toegangsrecht) en voldoen ze aan de selectiecriteria die de aanbesteder heeft bepaald op vlak van geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, economische en financiële draagkracht en/of technische en beroepsbekwaamheid. Op die manier kan de aanbesteder een verdere schifting maken in het aantal kandidaten dat wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen. Dit is vooral handig wanneer de kans reëel is dat veel kandidaten voldoen aan de selectiecriteria (en uiteraard aan het toegangsrecht) en de aanbesteder bijgevolg veel offertes zal moeten analyseren alvorens tot gunning te kunnen overgaan.
Dit vereist onder meer dat de doorselectie gebeurt op basis van objectieve en niet-discriminerende criteria of regels. In de praktijk wordt vaak een doorselectie doorgevoerd aan de hand van een vergelijkende kwalitatieve beoordeling van de ingediende referenties.
Wordt de kandidaat niet geselecteerd omwille van het feit dat hij de doorselectie
niet haalde, dan moet hem de volledige gemotiveerde selectiebeslissing worden bezorgd.
Informatie aan de geselecteerde kandidaten
De kandidaten die wel zijn geselecteerd zullen hiervan evident ook op de hoogte
moeten worden gebracht door de aanbesteder. Aan hen moet echter niet de gemotiveerde selectiebeslissing worden bezorgd, evenmin als een uittreksel daarvan. Het volstaat volgens de Rechtsbeschermingswet dat de geselecteerde kandidaten geïnformeerd worden over het feit dat ze geselecteerd zijn.
Dit is een fragment uit het cahier 'Kennisgevingsverplichtingen bij het plaatsen van overheidsopdrachten van Simon Verhoeven (Equator advocaten). Het cahier verscheen in de reeks overheidsopdrachten.